성공적인 전시회를 위한 팁 – 모든 전시업체를 위한 가이드라인

소개

무역 전시회에 참여하는 기업체의 수는 매년 증가하고 있습니다.
이는 전시회라는 대면 행사들이 다음을 위한 영업 도구로서 성공적이며 비용대비 효율성이 높기 때문입니다.

  • 매출 증가
  • 시장에 신제품 및 신기술 소개
  • 업계 회사 이미지 제고
  • 동종업계 관계자와 네트워크 형성
  • 방문객 중 특정 집단 공략
  • 비형식적으로 시장 연구
무역 전시회는 구매력 높은 고객을 공략하는데 매우 효과적인 홍보 활동입니다. 그러나 다른 홍보활동과 마찬가지로, 단순히 부스를 설치하고, 정보지를 나누어 주는 형태가 아닌 탄탄한 계획과 실행이 동반 되어야만 원하는 결과를 창출할 수 있습니다.

2 – 사전 계획

2.1 목표 설정

목표는 시간과 노력이 필요한 방향 설정, 예산 요구사항 지정, 영업 실적 자극, 실적 측정 및 가치 창출하는데 필요합니다.

목표는 다음과 같아야 합니다

  • 정성적, 정량적 측정이 가능해야 합니다.
  • 정해진 시간 내에 달성할 수 있어야 합니다.
  • 각 조직의 목표, 정책, 홍보 계획에 부합해야 합니다.

2.1.1 달성 목표 고려

  • 거래처 확보
  • 계약 체결
  • 신제품/신규 제품요소 소개/시험
  • 신규 판매 채널 활용
  • 경쟁력 있는 정보 수집
  • 기존 고객 관계 제고
  • 다양한 기술의 제품 시연
  • 기업 이미지 제고
  • 제품 인지도 형성
  • 신규 시장/산업 진출
  • 경쟁사보다 이목 집중
  • 시장 연구 수행
  • 미디어 보도 및 노출
  • 특정 산업에 대한 직원 전문성 개발
  • 시장 점유율 향상

2.1.2 구체적인 목표 설정

  • 왜 참여하는가?
  • 어떤 제품/서비스를 선보일 것인가?
  • 어떤 특징, 혜택이 핵심인가?
  • 어떤 결과를 달성하려 하는가?
  • 그러한 결과를 달성하기 위해 어떤 일을 할 것인가?
  • 회사와 제품에 대해 어떠한 메시지를 전달하고 싶은가?
  • 목표로 삼은 방문객 중 어떤 사람들이 전시회에 참석할 것인가?

무역 전시회는 전시회를 활용할 줄 아는 기업에게 거래에 도움이 되는 환경을 제공하므로 활용 할 수 있는 팁 숙지를 추천합니다.

성공적인 무역 전시회를 위한 8가지 팁

  1. 현실적인 목표 설정
  2. 전략 및 예산 계획
  3. 목표 달성을 위해 필요한 자원 선정
  4. 결과 평가 방안 마련
  5. 직원 훈련
  6. 광고 및 홍보 계획 통합
  7. 담당 리드 팀 및 리드가 가진 자원의 효과적인 활용
  8. 전시회 사후 전략 마련 및 잠재 거래처와의 거래 추진

각 항목은 서로 영향을 주며 시너지 및 성공을 창출 할 수 있습니다.

2.2 행사 사전 캠페인 아이디어

  • 개별 전화 초청 및 약속
  • 온라인 및 오프라인 캠페인: 이메일 및 우편
  • 인센티브 및 대회 개최
  • 광고
  • 행사 사전 PR

2.3 부가가치 서비스

리드는 각 회사의 부스가 전시회 전과 개최 시, 고객에게 최대한 노출이 될 수 있도록 다양한 광고 방안을 동원하여 지원합니다. 아직 광고 방안 브로셔를 수령하지 못하셨다면, 리드의 전시회 담당자에게 연락하여 요청하시기 바랍니다. 시간이 제한적인 경우, 다음의 요소에 집중할 것을 제안드립니다

1. 보도자료
시의 적절하게 보도자료를 준비하고 언론사에 배포
2. 전시회 디렉토리 목록
전시회 디렉토리를 위한 목록 작성
3. 고객 대상 우편 발송
전우편 홍보물을 고객에게 사전 배포하여 리드가 기획한 행사에 참여 여부 안내
4. 온라인 마케팅을 통해 고객과 소통
제품 및 서비스에 관심이 있는 사람들과 실시간으로 소통으로 효과적인 마케팅이 가능
5. 홈페이지 홍보
회사 홈페이지에 리드 전시회 참여 사실을 강조하고 행사 공식 홈페이지로 연결하는 링크 제공
6. SMS/MMS 메시지 발송
간결하면서도 인상적인 메시지 (필요 시, 멀티미디어 콘텐츠 사용)를 고객의 휴대폰으로 발송. 메시지 발송은 즉각적이며 신뢰적인 홍보 방안이며, 기본 요금이 소요되기 때문에, 광고 타겟과 소통 할 수 있는 가장 효과적인 방안 중 하나.
7. 미디어 인터뷰
기자를 활용하여 회사가 전하고자 하는 메시지를 강화. 기자와 심층 인터뷰 또는 현장 초청을 통해 핵심 제품 또는 서비스를 시연함으로써 각 기업의 브랜드를 홍보하며, 각 회사가 참석하는 전시회와 관련된 다양한 광고 방안을 활용할 시 행사에 참석하는 수천 명의 관람객뿐 아니라, 참석하지 않는 관람객 수천명 에게도 영향을 미칠 수 있는 기회 제공.

2.4 관람객을부스에 끌어들이는 방법

다음은 관람객을 전시 부스로 끌어들이는 아홉 가지 검증된 방법입니다.
핵심은 행사 전에 가급적 많은 사람에게 제공할 수 있는 제품, 서비스에 대해 홍보하는 것입니다.

  • 부스 설계를 업그레이드하여부스가 눈에 띄도록 합니다.
  • 개별적인 초청장을 발송합니다.
  • 현장에서 제품을 시연합니다.
  • 언론사, 바이어 또는 관람객을 위한 환영회를 개최합니다.
  • 관람객의 이목을 집중을 위해 흥미로운 시청각 프레젠테이션 자료를 준비합니다.
  • 대회 개최합니다.
  • 인센티브를 제공합니다.
  • 할인을 제안합니다.
  • 이메일을 초청장을 발송합니다.

2.5 행사 사전 홍보 계획 체크리스트

활동담당시작일목표일완료일
전시회 목표 설정    
홍보 전략 결정    
PR 대행사 회의    
보도자료 및 사진 준비    
보도자료를 다음 회사/기관에 배포:
리드 측 PR 담당자, 무역, 비즈니스, 지역 언론사
    
언론 홍보자료 준비 및 발송    
사진사 예약    
무역 언론사 홍보를 위한 디자인 준비
– 전시회 언급, 부스 번호 명시
    
기념품 및 대회 상품 주문    
필요 시, 추가 초청장 주문    
VIP 추천장 제출    
스폰서 준비
(배너, 거리 간판, 사교 행사, 캐리어 가방)
    
고객 및 잠재 거리처를 위한
우편물/편지 준비
    
전시회 디렉토리 목록 작성 및 제출    
전시회 참석 직원 브리핑 준비    
고객 및 잠재 거래처레 초청장 발송    
전시회 사후 홍보 활동 계획 수립    
주요 고객에 전화를 걸어 약속 확정    
언론사 초청장 발송    
행사 전, 언론사에 연락하여 참석 여부 확정    

2.5.1 부스 준비

  • 전시 참가 기업 매뉴얼을 읽습니다.
  • 추가 수수료 부담/재고 부족을 피하기 위해 작성된 주문서를 기한 내에 제출합니다.
  • 행사 기획사가 참가 기업에게 발송하는 공지사항에 유의합니다.
  • 행사 기획사부터 서비스 제공자까지, 담당자 이름 및 연락처를 숙지합니다.
  • 부스 디자인: 전시회 참석 동의서에 귀사가선택한 부스 형태 관련 정보(부스 설치까지 선택했는지 혹은 공간만 선택했는지 여부 포함)가 올바르게 되어 있는지 확인합니다.

부스 설치 옵션을 선택하셨다면,

  1. 부스 설치 옵션에 포함되어 있는 조항을 명확히 숙지해야 합니다.
    (해당 정보는 전시 참가 기업 매뉴얼에 명시되어 있습니다).
  2. 다음과 같은 선택 사항을 추가하는 경우:
    • 회사 로고/브랜드 표시
    • 가구/전기설비
    • 장식품목(포스터 월, 책꽂이, 그래픽)
    • 시청각 설비
    기한 이내에 전시회 기획사 측에 알려주어야 합니다.

더 자세한 정보는 전기 참가 기업 매뉴얼과 동봉되어 있는 주문서 또는 담당자에게 연락하여 알아볼 수 있습니다.

공간만 사용하는 옵션을 선택하셨다면,

  • 디자인 시안을 요청하기 전에 관람객에게 보여주고자 하는 전체적인 테마, 회사 이미지, 브랜드 이미지, 제품 전시 등을 정해야 합니다.
  • 비교를 위해 여러 개의 부스 디자인 업체로부터 디자인 시안을 요청합니다 (최대 3개의 시안을 받아볼 것을 추천합니다).
  • 디자인에 대한 브리핑을 받고 공간/설비에 요구사항 (리셉션 공간, 회의실, 전시 공간, 주전원, 압축 공기, 식수, 폐기물, 통신선 등)을 확정 짓습니다.
  • 디자인 시안을 받아볼 기한을 설정합니다. 통상적으로 행사 시작 2주 전까지 받아봅니다.
  • 실제 부스를 활용하는 직원들이 디자인/장식물이 불편하다고 느끼는 경우가 자주 발생하며, 추후에 디자인을 수정해야 하는 경우에는 추가 비용이 들게 되기 때문에, 내부 검토를 통해 디자인에 대한 구체적인 피드백을 받아봅니다.
  • 회사와 계약을 맺지 않은 디자인 업체의 컨셉트를 도용하지 않도록 주의합니다.
  • 부스 디자인을 확정합니다.
  • 사용 승인을 위해 행사 기획사에 디자인을 송부합니다. 기획사가 디자인을 승인할 경우 부스 설치 및 이동 과정 관련 정보 리스트를 제공합니다. 이 리스트에는 행사기간 동안 부스 사용 시간이 명시 뿐 아니라, 부스 설치 업체가 작업 배지를 수령할 수 있는 곳, 차량 이용 정보도 포함되어 있어야 합니다.
  • 부스 설치 완료 후, 행사 시작 전에 최종 마무리 작업, 조정, 제품 전시, 시험 운행을 할 수 있도록 현장에 오기 전에 부스 설치 업체와 협의하여 설치 완료일을 확정합니다.

2.5.2 화물 운송

  1. 현장이 도착하면 화물 운송업체에 연락하여 적절한 배송 시간을 정합니다. 또한, 전시장 운영 시간 및 부스의 위치도 확인합니다.
  2. 전시물의 회송 주소를 확정합니다. 전시회 2일차에는 화물 운송업체로부터 화물이전 동의서 작성을 요청 받게 됩니다.

전시회장에서

다른 홍보 및 영업 활동과 마찬가지로 무엇을 하는지가 중요한 것이 아니라, 얼마나 잘하느냐가 중요합니다.
다음 홍보 및 영업 활동을진행하는 것을 추천합니다.

  • 행사 중 언론사 보도
  • 행사 중 기자회견
  • 특별 광고 및 홍보 기회
  • 적절한 직원 운용 및 부스 담당자 훈련
  • 팀 영업의 전략화
  • 잠재 고객의 객관적 평가
  • 시간과 일간 계획 극대화
무역 전시회는 구매력 높은 고객을 공략하는데 매우 효과적인 홍보 활동입니다. 그러나 다른 홍보활동과 마찬가지로, 단순히 부스를 설치하고, 정보지를 나누어 주는 형태가 아닌 탄탄한 계획과 실행이 동반 되어야만 원하는 결과를 창출할 수 있습니다.

4 – 행사 이후

4.1 효과적인 행사 후 관리 방법

효과적인 사후 관리를 통해 전시회에서 발굴한 잠재 고객을 실제 거래처로 만들기 위해서는 다음의 4단계를 따릅니다:

  • 시급한 정도에 따라 잠재 고객에게 우선순위를 부여합니다.
  • 잠재 고객의 경우, 즉시 사후관리에 돌입합니다.
  • 잠재 고객을 꾸준히 관리합니다.
  • 투자수익 측정을 위해 잠재 고객을 추적 관리합니다.

4.2 최종 분석

분석 및 영업활동 사후관리를 진행한 후에는 감사를 위한 최종 전시회 결과보고서를 작성합니다

  • 정했던 목표에 따른 성과
  • 상세한 비용 분석

또, 다음의 요소에 대한 결과를 도출하고 권고사항을 제안합니다:

  • 설정한 목표의 실현 가능성
  • 행사의 선택
  • 전시물의 선택
  • 계획 및 예산 수립 절차의 능률
  • 부스 관련 브리핑 및 이후 디자인/배치의 실효성
  • 부스 디자이너/설치업체의 능률
  • 행사 연계 홍보활동의 실효성
  • 부스 담당자(개별 및 전체) 실적
  • 잠재 고객 사후관리 작업의 효율성

전시회와 연계하여 홍보성으로 진행된 이벤트(우편, 이메일, 광고 등)가 있다면 해당 샘플과 부스를 촬영한 사진을 결과보고서에 포함시켜야 합니다. 이는 이듬해, 더욱 효과적인 행사를 준비하는데 도움이 될 것 입니다.